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Gesucht: Eine einfache, effiziente Dokumentenverwaltung

» Gibt es Alternativen zu den Digital-Asset-Management-Monstern?

20. Januar 2013 | 23:45 Gelesen: 148368 · heute: 4 · zuletzt: 16. November 2018 31 Reaktionen

USB-Stick

Eigentlich ist die Sache ganz einfach: Ich will Dokumente speichern, organisieren und (wieder)finden. Und doch ist die Sache schwierig: es gibt nämlich Hunderte, nein: Tausende Programme zur Datei- und Dokumentenverwaltung. Und die allermeisten Programme können viel, viel mehr als notwendig. Wer hat Tipps, wie digitale (Medien-)Dateien sinnvoll und effizient verwaltet werden können?

Die Organisation meiner digitalen Dokumente ist nicht mehr zeitgemäß. Ich gehöre noch der Fraktion derjenigen an, die ihre Daten innerhalb einer mehr oder weniger ausgeklügelten Ordnerstruktur abspeichern. Bislang hat das für meine Textdokumente, Fotos, Audio- und Videodateien auch halbwegs funktioniert.1 Aber so ein System (egal ob chronologisch oder thematisch strukturiert) stößt doch irgendwann an seine Grenzen. Ich will gar nicht wissen, wieviel Zeit bei mir täglich allein dafür draufgeht, daß ich mich suchend durch Ordner hoch- und runterklicke und am Ende den gewünschten Brief oder das gesuchte Schaubild doch nicht finde. Das muß anders werden! ;-)

Gesucht: Tool um Grafiken, PDFs, Audio- und Videodateien zu verwalten

Und insofern ergibt es sich gerade ganz gut, daß ich für ein Projekt ebenfalls ein System zur Medien- und Dateiverwaltung suche. Für beide Zwecke (mein privates Dateiarchiv und den Dokumentenpool für das Projekt) gelten eigentlich die selben Anforderungen: es sollen beliebige Dokumente (Text-Dokumente, Grafiken, Audio- und Videodateien) abgespeichert und mit Schlagworten versehen werden. Und wenn in der Suche neben den Schlagworten noch der Medientyp gefiltert werden könnte, dann würde das eigentlich schon ausreichen.

Was ich also benötige:

  • System zur Speicherung und Verwaltung digitaler Dokumente
  • flexible Schlagwortfunktion
  • Suche mit Eingrenzung des Medientyps
  • Und wenn Cloud-Speicherdienste genutzt werden könnten, wäre das noch besser

Eigentlich kein Hexenwerk, oder? Was benutzt ihr so? Irgendwelche Tipps?

Unübersichtlich: Markt der Digital-Asset-Management-Software

Ich habe in den letzten Tagen natürlich rumgesucht, welche Programme für meine Zwecke in Frage kommen. Dabei habe ich festgestellt, daß ich wohl vorrangig unter der sog. Digital-Asset-Management-Software (DAM) bzw. Document-Management-System-Software (DMS) suchen muß.

Gesucht: Tool, um im kleinen Team ein paar hundert Grafiken, Audio- und Videodateien zu verwalten. Bei den DAMs liegt der Fokus auf der Archivierung von Bild-, Audio- und Videodateien, die mit Metadaten angereichert und organisiert werden. Die DMS-Systeme sind noch umfassender ausgerichtet; hier geht es (Stichwort: papierloses Büro!) um die elektronische Erfassung aller Dokumente im Arbeitsablauf, also um den ganzen Papierkram, um Rechnungen, Bedienungsanleitungen, Notizen etc.

Allerdings sind die allermeisten Lösungen für Unternehmen mit eingen dutzend oder gerne auch vielen hundert Mitarbeitern ausgelegt. Mit eigenen Dokumentenservern, Scandiensten usw. All das habe und brauche ich nicht! Es geht primär auch nur um ein paar hundert Dateien (Schaubilder, Grafiken, Videos, PDFs), die von einer handvoll Menschen genutzt werden sollen. Was bietet sich dafür an?

Schlankes Digital-Asset-Management als Freeware?

Ich habe bislang u.a. in dieser Liste gestöbert, wo Open-Source-DAM-Programme beschrieben sind. Ich habe z.B. ResourceSpace getestet, bin aber schon an der Installation auf meinem Server gescheitert. Alfresco bietet die Möglichkeit die Sache komplett über einen Browser-Client zu steuern. Funktioniert auch, aber das Ding ist so unendlich langsam, daß es auch ausscheidet. Als nächstes werde ich NotreDam testen: das klingt vielversprechend, aber kennt das jemand? Dann kommt wohl auch noch Razuna in Frage.

Oder suche in der falschen Ecke nach Lösungen? Und nochmal: wie organisiert und verschlagwortet ihr eure Dokumente? Über ein paar Tipps und Erfahrungen würde ich mich freuen. :-)

Linktipp:

 
Photo (USB-Stick): stock.xchng (User: shho)

  1. Wobei ich z.B. für meine Fotos auch schon Adobe Lightroom nutze, sooo steinzeitlich bin ich also doch nicht. []
Marc Scheloske
Marc Scheloske
Ich bin Sozialwissenschaftler und freier Journalist. Ich schreibe (Fach-)Artikel, blogge und führe Workshops und Schulungen zum Thema 'Wissenschaftskommunikation und Social Media' durch. → weitere Infos
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