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Gesucht: Eine einfache, effiziente Dokumentenverwaltung

» Gibt es Alternativen zu den Digital-Asset-Management-Monstern?

20. Januar 2013 | 23:45 Gelesen: 116102 · heute: 46 · zuletzt: 4. December 2016 29 Reaktionen

USB-Stick

Eigentlich ist die Sache ganz einfach: Ich will Dokumente speichern, organisieren und (wieder)finden. Und doch ist die Sache schwierig: es gibt nämlich Hunderte, nein: Tausende Programme zur Datei- und Dokumentenverwaltung. Und die allermeisten Programme können viel, viel mehr als notwendig. Wer hat Tipps, wie digitale (Medien-)Dateien sinnvoll und effizient verwaltet werden können?

Die Organisation meiner digitalen Dokumente ist nicht mehr zeitgemäß. Ich gehöre noch der Fraktion derjenigen an, die ihre Daten innerhalb einer mehr oder weniger ausgeklügelten Ordnerstruktur abspeichern. Bislang hat das für meine Textdokumente, Fotos, Audio- und Videodateien auch halbwegs funktioniert.1 Aber so ein System (egal ob chronologisch oder thematisch strukturiert) stößt doch irgendwann an seine Grenzen. Ich will gar nicht wissen, wieviel Zeit bei mir täglich allein dafür draufgeht, daß ich mich suchend durch Ordner hoch- und runterklicke und am Ende den gewünschten Brief oder das gesuchte Schaubild doch nicht finde. Das muß anders werden! ;-)

Gesucht: Tool um Grafiken, PDFs, Audio- und Videodateien zu verwalten

Und insofern ergibt es sich gerade ganz gut, daß ich für ein Projekt ebenfalls ein System zur Medien- und Dateiverwaltung suche. Für beide Zwecke (mein privates Dateiarchiv und den Dokumentenpool für das Projekt) gelten eigentlich die selben Anforderungen: es sollen beliebige Dokumente (Text-Dokumente, Grafiken, Audio- und Videodateien) abgespeichert und mit Schlagworten versehen werden. Und wenn in der Suche neben den Schlagworten noch der Medientyp gefiltert werden könnte, dann würde das eigentlich schon ausreichen.

Was ich also benötige:

  • System zur Speicherung und Verwaltung digitaler Dokumente
  • flexible Schlagwortfunktion
  • Suche mit Eingrenzung des Medientyps
  • Und wenn Cloud-Speicherdienste genutzt werden könnten, wäre das noch besser

Eigentlich kein Hexenwerk, oder? Was benutzt ihr so? Irgendwelche Tipps?

Unübersichtlich: Markt der Digital-Asset-Management-Software

Ich habe in den letzten Tagen natürlich rumgesucht, welche Programme für meine Zwecke in Frage kommen. Dabei habe ich festgestellt, daß ich wohl vorrangig unter der sog. Digital-Asset-Management-Software (DAM) bzw. Document-Management-System-Software (DMS) suchen muß.

Gesucht: Tool, um im kleinen Team ein paar hundert Grafiken, Audio- und Videodateien zu verwalten. Bei den DAMs liegt der Fokus auf der Archivierung von Bild-, Audio- und Videodateien, die mit Metadaten angereichert und organisiert werden. Die DMS-Systeme sind noch umfassender ausgerichtet; hier geht es (Stichwort: papierloses Büro!) um die elektronische Erfassung aller Dokumente im Arbeitsablauf, also um den ganzen Papierkram, um Rechnungen, Bedienungsanleitungen, Notizen etc.

Allerdings sind die allermeisten Lösungen für Unternehmen mit eingen dutzend oder gerne auch vielen hundert Mitarbeitern ausgelegt. Mit eigenen Dokumentenservern, Scandiensten usw. All das habe und brauche ich nicht! Es geht primär auch nur um ein paar hundert Dateien (Schaubilder, Grafiken, Videos, PDFs), die von einer handvoll Menschen genutzt werden sollen. Was bietet sich dafür an?

Schlankes Digital-Asset-Management als Freeware?

Ich habe bislang u.a. in dieser Liste gestöbert, wo Open-Source-DAM-Programme beschrieben sind. Ich habe z.B. ResourceSpace getestet, bin aber schon an der Installation auf meinem Server gescheitert. Alfresco bietet die Möglichkeit die Sache komplett über einen Browser-Client zu steuern. Funktioniert auch, aber das Ding ist so unendlich langsam, daß es auch ausscheidet. Als nächstes werde ich NotreDam testen: das klingt vielversprechend, aber kennt das jemand? Dann kommt wohl auch noch Razuna in Frage.

Oder suche in der falschen Ecke nach Lösungen? Und nochmal: wie organisiert und verschlagwortet ihr eure Dokumente? Über ein paar Tipps und Erfahrungen würde ich mich freuen. :-)

Linktipp:

 
Photo (USB-Stick): stock.xchng (User: shho)

  1. Wobei ich z.B. für meine Fotos auch schon Adobe Lightroom nutze, sooo steinzeitlich bin ich also doch nicht. []
Marc Scheloske
Marc Scheloske
Ich bin Sozialwissenschaftler und freier Journalist. Ich schreibe (Fach-)Artikel, blogge und führe Workshops und Schulungen zum Thema 'Wissenschaftskommunikation und Social Media' durch. → weitere Infos
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Kommentare

29 Reaktionen »

  • (@robotmitchum) (@robotmitchum) :

    Gesucht: Eine einfache, effiziente Dokumentenverwaltung – Gibt es Alternativen zu den Digital-… http://t.co/1pANAtOv #Wissenswerkstatt

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  • Christian Reinboth (@reinboth) :

    RT @Werkstatt: Gesucht: Eine einfache, effiziente Dokumentenverwaltung. Mit Verschlagwortung und so. http://t.co/rhelnSL5 #followerpower

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  • Bubba Stix :

    Ich lösche regelmäßig alle Dateien, die ich nicht mehr benötige, und sortiere alle Dateien in eine für mich klare Ordnerstruktur. Ich verbringe nie Zeit damit, einzelne Dateien zu suchen, weil ich stets weiß, wo sich alles befindet. Ständiges Löschen und Systematisieren hilft mir ungemein dabei, den Kopf frei zu behalten, und mich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Das mag nicht für alle Wissensarbeiter funktionieren, ich jedenfalls arbeite damit so erfolgreich, dass ich es zu einem allgemeinen Lebensprinzip gemacht habe: Mein Haushalt ist genauso organisiert. Alles hat seinen Platz und einen Nutzen. Was ich nicht mehr benötige, verkaufe oder verschenke ich. Ich fühle mich wunderbar frei so.

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    Marc Scheloske [Januar 21st, 2013 12:42]:

    @Bubba: Naja, das klingt natürlich ganz gut und wenn man so diszipliniert ist und regelmäßig Ordnung schafft und ausmistet, dann ist das schön.
    Aber in meinem Fall ist das keine Lösung. Es soll ja gerade gesammelt werden. Wie gesagt: einige hundert (Medien)Dateien unterschiedlichster Art. Also Grafiken, Schaubilder, Fotos, dazu Audio- und Videodaten und auch mal eine PDF. Und diese Dokumente stammen von unterschiedlichen Personen und sollen auch von allen Teammitgliedern genutzt werden. Insofern ist eben ein Archivierungssystem jenseits einer Ordnerstruktur notwendig. ;-)

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    Bubba Stix [Januar 21st, 2013 20:37]:

    Die Anzahl der Dateien und Formate ist aus meiner Sicht nicht das Problem. Ich habe vor einigen Jahren in einer Professur gearbeitet, in der sich die Sekretärin für alle neuen Mitarbeiter die Zeit genommen hat, sie zuallererst in die Ordner- und Dateinamenstruktur des gemeinsamen Netzlaufwerks einzuführen. Dadurch hat auch die kollaborative Dateisammlung von unterschiedlichen Personen funktioniert. Gerade diese Abstimmung und gemeinsame Selbstverpflichtung zur Ordnung sehe ich in den meisten Arbeitsgruppen als Problem. Nur wenn das nicht funktioniert, halte ich ein Archivierungssystem für notwendig.

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  • MS :

    Ich habe mit keinem Programm gute Erfahrungen gemacht und bin daher mittlerweile wieder zurück zum Dateisystem. Problematisch ist, dass du dich immer in die Abhängigkeit von einem Hersteller begibst – sind die Daten einmal in einem Programm, ist es häufig sehr schwierig, sie in ein anderes zu bekommen. Und so schön deine neue Verwaltung heute ist, du kannst nie sagen, ob sie etwa in 5 Jahren noch weiterentwickelt wird oder dann unter Windows 11 noch läuft.
    Daher werden Dateien bei mir im Dateinamen getaggt und grob in Ordner verteilt: Dieser Blogkommentar hieße dann etwa „[Blogkommentar] Wissenswerkstatt zu [Dokumentenverwaltung].odf“, danach kannst du dann suchen.

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  • Tobias :

    Evernote?

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  • matthias :

    ich bin gespannt, für was du dich entscheidest.
    ich hatte im herbst so etwas ähnliches schon mal selbst gesucht, um meinem traum des papierlosen bürso näher zu kommen. aber wenn man dann noch nicht windows, sondern ubuntu als betriebssystem hat, wird es offenbar schwierig. ich habe zumindest nichts gefunden, was mir zusagte – aber das lag vielleicht auch daran, dass ich nach dms und nicht nach dam gesucht habe

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  • Echos OKnos (@mimesis69) :

    RT @Werkstatt: Gesucht: Eine einfache, effiziente Dokumentenverwaltung, mit Verschlagwortung und so: > http://t.co/ljRvgitp #followerpower

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  • Arbitrarius (@Ernstel7) :

    RT @mimesis69: RT @Werkstatt: Gesucht: Eine einfache, effiziente Dokumentenverwaltung, mit Verschlagwortung und so: > http://t.co/ljRvgitp #followerpower

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  • Saila By :

    es geht um Tagstor! Zielsichere Suche nach Dateien
    Karl Voit hat eine Software entwickelt, die beim eigenen Computer die Suche nach gespeicherten Dateien und Ordnern verbessert:
    ><http://diepresse.com/home/science/dissertation/1324455/Zielsichere-Suche-nach-Dateien?_vl_backlink=/home/science/dissertation/index.do <
    Bei tagstore wird nicht mit der üblichen Methode der Ablage in einer Hierarchie von Verzeichnissen gearbeitet. Dateien und Verzeichnisse, die in einem tagstore gespeichert werden, werden vom Benutzer mit Stichwörtern (Tags) versehen. Mit Hilfe dieser Stichwörter werden automatisch Navigationshierarchien (sogenannte TagTrees) erstellt, die dem Auffinden der Daten durch Navigation (Datei-Browser wie zum Beispiel Windows Explorer, Datei-öffnen-Dialoge, …) dienen.
    hier &
    Interessante Software: tagstore (http://tagstore.ist.tugraz.at/de/about ) OpenSource & für Win/Mac/Lin, bei letzteren ist Installation aufwändiger:
    Durch geeignete Umsetzung ist tagstore mit Microsoft Windows, Mac OS X, GNU/Linux und allen Programmen voll kompatibel. Du kannst deine gewohnte Software-Umgebung wie zum Beispiel alternative Dateibrowser, Desktop-Suchmaschine oder dein Backup-System problemlos weiterverwenden.
    ..Grüezi, Saila
    P.S.: es soll auch schon eine Umsetzung für Android geben..

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    Karl Voit [Februar 7th, 2013 12:15]:

    Hallo Allerseits!

    Das Bedürftnis nach einer besseren Art, Daten zu verwalten kann ich absolut nachvollziehen :-)

    tagstore ist ein Forschungstool, das du für ein paar tausend Dateien und Ordner wunderbar einsetzen kannst. Ich habe mich bemüht, die Software einfach erscheinen zu lassen, obwohl sie einen radikalen neuen Ansatz implementiert.

    Dir gefällt vielleicht das MyTags-Feature, mit dem du das Taggen optimieren kannst.

    Da tagstore aber kein Produkt ist, könntest du eventuell nach Alternativen ausschau halten wollen. Wir haben im Projekt eine Bachelor-Arbeit, die sich den Tagging-Tool-Markt genauer abgeschaut hat. Die überaus umfangreichen Tests aller Tools sind dir sicherlich eine nützliche Hilfe.

    Diese Arbeit wird dieser Tage fertig und wird danach unter http://tagstore.org > Whitepapers unter einer freien CC-Lizenz veröffentlicht werden. Schau‘ in ein/zwei Wochen dort einfach vorbei oder schick mir ein Email.

    Schön, dass inzwischen immer mehr Leute draufkommen, dass die derzeitige Situation absolut unzureichend ist :-)

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  • Lucy :

    es ist neu in Markt, eine effektiver Lösung für Dokumentenverwaltung.

    http://www.lalayan.de/german/dxp.html

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  • Michael :

    Hallo Marc,

    bin etwas spät dran, aber habe vorhin vielleicht etwas interessantes gefunden. Ich suche auch gerade nach einer vernünftigen Dokumentenverwaltung.
    gDoc Binder sieht ganz witzig aus und ist sehr günstig. Was ich bsi jetzt gelsen habe ist die Software sehr vielfältig.
    http://www.gdoc.com/binder/

    Viele Grüße
    Michael

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  • weltenbummler :

    Hier gibt es auch ’ne ansprechbare gute Dokumenten Verwaltung:

    http://www.softwarenetz.de/dokumentenarchiv.php

    Der Nachteil bei dieser Software, sie organisiert ausschließlich PDF-Dateien. Für mich keine Option, weil der Aufwand alles in PDF zu konvertieren, viel zu aufwendig wäre.

    Schade eigentlich

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  • Julian Jansen :

    Hey, habe gerade aus Zufall diesen Post gefunden. Ich selber habe ähnliche Anforderungen an ein DMS gehabt und mich dann letzten Endes dazu entschieden, dass ich mir selber ein DMS schreibe. So ist mein Projekt „smallDMS“ entstanden. Nachdem ich es lange Zeit nur für mich selber eingesetzt habe, wurde ich von bekannten angesprochen, dass die Software noch andere Leute gebrauchen könnte. Ich habe darauf hin die erste Version veröffentlicht und seitdem wächst die Benutzerzahl täglich und ich erhalte, gerade wegen der „Einfachheit“ der Software, viele positive Rückmeldungen.

    Du kannst dir die Software gerne einmal anschauen, auf der Seite gibt es auch genug Informationen, ohne das die Software installiert werden muss.

    Die Software ist kostenlos, ich habe bei der Entwicklung keinen kommerziellen Gedanken verfolgt ! :-)

    Gruß

    J.Jansen

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    Egon Ddueck [Juni 23rd, 2016 18:24]:

    Habe schon gesucht nach einer Orientierung um menen Rechner aufzuräumen. Da manche Sofware in englicher Sprache ist zu dem noch teuer sind habe ich mich noch für keine Sofware entschieden. Da ich Rentner bin muß ich sehen wie ich mit meinem Monats Geld auskomme.

    Wenn Sie mir einen Wink für die entwickelte software geben k¨nnen bin ich Ihnen dankbar.

    Freundliche Grüße aus Brasilien

    [twort T]

  • Stefan :

    Hey Marc,

    du sagst, es sollen beliebige Dokumente (Text-Dokumente, Grafiken, Audio- und Videodateien) abgespeichert und mit Schlagworten versehen werden. Und wenn in der Suche neben den Schlagworten noch der Medientyp gefiltert werden könnte, dann würde das eigentlich schon ausreichen.

    Warum verwendest du nicht die Dateieigenschaften (rechte Maus-Taste) und trägst dort unter: Titel, Thema, Kommentare usw. die Informationen ein? Mit Hilfe einer einfachen Explorer-Suche kannst du später Dateien mit deinen speziellen Schlüsselwörtern sofort finden.

    Gruß Stefan

    [twort T]

    Karl Voit [August 20th, 2013 09:44]:

    Hallo Stefan!

    Die von dir geschilderte Methode hat meiner Meinung nach einige Nachteile.

    Einserseits ist sie aufwändig. Pro Datei musst du in einem Extraschritt (du erstellst Dateien extrem selten direkt im Explorer, also musst du von der Anwendung in den Explorer wechseln) die Datei mit Meta-Daten versehen.

    Weiters werden diese Meta-Daten soweit ich weiss im Windows Explorer nicht dargestellt. Ich bin schon überrascht, dass die Windows-Suche schon soweit ist, solche Meta-Daten bei den Ergebnisfiltern zu berücksichtigen. Es verwendet ja kaum jemand diese Features.

    Der meiner Meinung nach größte Nachteil ist, dass diese Methode ausschliesslich bei der Suche hilft, jedoch bei keiner Navigation. Studien zeigen, dass die meisten Benutzer im Alltag die Navigation verwenden und Suche nur dann, wenn sie mit dem Navigieren die Daten nicht finden können.

    Weiters ist es leider sehr fraglich, ob diese Meta-Daten einen Kopiervorgang auf andere Dateisysteme (Backup, USB-Stick, Sharing, …) überleben. Mir persönlich wäre das zu heikel.

    HTH

    PS: auf der tagstore-Webseite sind inzwischen alle Whitepapers (inkl. der ausführlichen Recherche für Tagging-Tools!) und die letzte tagstore-Version für Windows online.

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  • Marc :

    hier gibt es ein digitales Schließfach Verträge, Belege, Dokumente und mehr können online verwaltet werden. Eine Notfallmappe ist auch dabei – das ist ein Cloud-Dienst quasi für die ganze Familie

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  • Ivan Reinhold :

    Hallo Marc

    da ich ein Hobbyfotograf bin, kann ich sehr gut nachvollziehen, wie das mit verschiedenen Dateien und Dokumenten in einer Ordnerstruktur ist…das Problem kennen viele von uns. Bei meinem Arbeitgeber habe ich eine sehr gute Lösung für Dokumenten Management kennengelernt und kann dir diese herzlich empfehlen…ich weiß zwar nicht wie viel du investieren möchtest, aber der Vorteil der Lösung ist, dass sie skalierbar ist.

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  • Peter :

    Hallo Marc,

    unter Umständen, könnte der nachfolgende Link interessant sein.

    http://calculatus.tk/Blog/23_Verwaltung_von_Dokumenten?cmd=post

    Vorteile:
    1. Kostenlos
    2. Betriebssystem unabhängig verwendbar
    3. Funktioniert mit allen Dateien, gleichgültig welches Format
    4. Gezieltes suchen,schnelles finden und anzeigen
    5. Unabhängig vom Betriebssystem einsetzbar

    Und wenn dann noch ein Werkzeug wie Recoll ins Spiel kommt, würde ich behaupten wollen, ist das im Grunde unschlagbar. Nebenbei, ich glaube das dir das Programm Recoll (Linux) wahrscheinlich alleine schon ausreichen würde!

    Peter

    [twort T]

  • Jan :

    Ich suche auch ein DMS System für den privaten Gebrauch.

    – Nur für Textdokumente
    – OCR
    – Volle Texterkennung
    – Volle Durchsuchbarkeit
    – Erkennen von Schlagwörtern und automatische Zuordnung zu Ordner, Datum etc.
    – Kann gerne etwas kosten
    – KEINE Cloud, alles offline!

    Im Grunde will ich nur meine Briefe und Verträge scannen und archivieren. Die original Unterlagen werden dann nur noch aufsteigend nach der Dokumentennummer in einer Box o.ä. aufbewahrt.

    Bis jetzt nichts gefunden, auch nicht mit dem Tips von oben. Habe zig Sachen ausprobiert: Entweder zu kompliziert, viel zu viele Funktionen oder es funktioniert nicht.. SmallDMS lässt sich z.B. nicht installieren.

    [twort T]

    Karl [Februar 23rd, 2014 22:09]:

    Hallo Jan!

    Für mich klingt das nicht so kompliziert, sodass du eine spezielle Software brauchst.

    OCR erledige ich micht meinem Fujitsu ScanSnap sehr einfach und zuverlässig. Der Scanner ist leider etwas teurer aber es zahlt sich wirklich aus!

    Durchsuchen kannst du mit einer stinknormalen Desktopsuchmaschine wie Windows sie mitbringt oder Spotlight (OS X) und bei Linux hast du die Wahl von vielen verschiedenen.

    Ordner würde ich sehr einfach halten. Einen pro Jahr oder Monat sollte reichen. Die Benennung der Dateien sollte ordentlich sein. Ich würde sowas mit „2014-02-23 Verwaltungsbehoerde ProjektXY — letter incoming.pdf“ oder ähnlich angehen. Wenn du noch mehr Meta-Daten dazuspeicher willst, würde ich mir ein lokales Wiki (zB: Zim) oder (bei genug Motivation für das Lernen eines Profitools) eben Emacs mit Org-mode wie ich es sehr gerne verwenden.

    Dass die Leute nur noch denken, es mit Cloud erledigen zu können/müssen finde ich wirklich bedenklich.

    Viel Spaß beim Erkunden!

    [twort T]

    Dito [März 12th, 2014 08:53]:

    Ich kann „Office-n-PDF“ empfehlen. Scannt mit OCR und archiviert jedes nur denkbare Dateiformat.

    Audiodateien kann man als Anlage einem Dokument zuordnen. Das kann zB ein Word oder RTF Dokument sein, in dem Du den Inhalt der Audiodatei beschreibst.

    Sie Schlagwort- und die Volltextsuche ist ausgesprochen schnell und es können auch Suchanfragen mit Ausschlusswörter gespeichert werden.

    Wir nutzen Office-n-PDF bereits seit Version 1 auf 4 Arbeitsplätze. Von zu Hause aus greife ich über VPN darauf zu.

    [twort T]

  • Dito :

    Äh, sorry. Habe den Link vergessen:

    http://www.jbsoftware.de/office-n-pdf

    [twort T]

  • Jürgen :

    Hallo, habe eine Software entwickelt die sehr einfach Dateiverzeichnisse in Aktenordner schrankdarstellung darstellt. Mit Documentenscannen etc. Da es im Prinzip eigentlich nur die Dateistruktur anders darstellt müssen keine Dateien eingelesen werden. Zu sehen auf http://www.heinz-jn-soft.com

    Jürgen

    [twort T]

  • Matthias :

    Hallo Marc,

    hast du inzwischen was gefunden? Ich träume auch schon lange von so einem System :) Würde mich freuen, wenn du da mittlerweile eine fundierte Wahl getroffen hast ;)

    Gruß Matthias

    [twort T]

  • Oliver :

    Hallo und Guten Morgen. Bin durch Zufall auf diesen Beitrag gestoßen und habe auch die Kommentare gehen. Hier wurde der Vorschlag gemacht dIe Windows Suche zu nutzen. Die Argumente die dann sehen kamen kann ich so nicht sehen lassen.
    Man nicht nicht immer um Explorer extra etwas tun. Das Mus man ausschließlich bei einer Nachbearbeitung eines Dokumentes. Ansonsten kann man, wie auch bei jedem DMS Nein Erstellen der Dateien die Schlagworte (Tags) vergeben. Man muß eben nur darauf achten zum Ersten der Dateien Software zu nutzen, die auch die die Möglichkeiten des OS unterstützt.
    Wenn man dann die Suche auch noch richtig nutzt, kann man sich schon beim Suchen die Ergebnisse eingrenzen.

    Die Windows Suche ist für das was sie machen wollen vollkommen ausreichend. Das war es auch schon 2013.

    [twort T]

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